Za većinu poslovnih arhiva najbolji izbor su modularne metalne police za arhivu, prilagođene dimenzijama registratora, kutija i dokumentacije. Potrebno je uskladiti dubinu, razmak između nivoa, nosivost i raspored prolaza, uz rezervu za budući rast i bezbedan pristup višim nivoima.
Za većinu poslovnih arhiva najbolje su modularne metalne police odgovarajuće dubine, nosivosti i razmaka između nivoa. One omogućavaju pregledno slaganje registratora, kutija i dokumentacije bez nepotrebne dubine i gubitka korisnog prostora.
Podesivi nivoi su praktični kada se čuvaju predmeti različite visine. Pre izbora popišite sadržaj, izmerite ga i procenite rast arhive.
Takve arhivske police za dokumentaciju koriste se u kancelarijama, računovodstvenim agencijama, advokatskim kancelarijama, zdravstvenim ustanovama, školama, državnim institucijama i proizvodnim firmama.
Više informacija o konstrukcijama, nosivosti i izboru sistema pronađite u vodiču Metalne police za magacin — vrste, cene i kako izabrati prave.
Arhivske police se prvenstveno prilagođavaju registratorima, arhivskim kutijama, fasciklama, dokumentaciji i kancelarijskom potrošnom materijalu. Klasične magacinske police često su dublje i projektovane za robu različitih dimenzija i većih težina.
Kod metalnih arhivskih polica prioriteti su preglednost, označavanje i brz ručni pristup. Zato police za registratore ne treba birati samo prema slobodnom zidu, već prema stvarnom formatu sadržaja.
Magacinske police mogu biti pogodnije kada se pored dokumentacije skladište alat, rezervni delovi, veća pakovanja ili roba različitih dimenzija.
Dubina arhivske police treba da odgovara dubini registratora ili arhivskih kutija, uz dovoljan oslonac i lako vađenje. Najsigurnije je izmeriti najveći sadržaj koji će se redovno čuvati i prema njemu odabrati nivo.
Previše duboke police:
Preplitke police ne daju dovoljno oslonca i mogu ostaviti deo registratora ili kutije preko ivice.
U praksi se bolje pokazuje jedan red po dubini, jer se svaka oznaka vidi i sadržaj se uzima bez pomeranja drugih kutija.
Visina između nivoa određuje se prema najvišem predmetu koji se na tom nivou skladišti, uz dodatni prostor za lako vađenje. Standardni registratori, arhivske kutije, fascikle, pakovanja papira i kancelarijski materijal ne zahtevaju isti razmak.
Registrator treba da stoji uspravno i da se izvadi bez zapinjanja. Kod arhivskih kutija proverite ukupnu visinu sa poklopcem.
Podesivi nivoi omogućavaju da se razmak kasnije promeni. To je korisno kada se struktura arhive menja ili se na istim policama čuvaju predmeti različite visine.
Nosivost nivoa računa se prema najvećoj očekivanoj težini jednog registratora i broju registratora koji staju na nivo. Zatim se proveravaju opterećenje svih nivoa i deklarisana nosivost cele konstrukcije.
Osnovna računica je:
Težina jednog registratora × broj registratora na nivou = opterećenje nivoa
Na primer, ako jedan pun registrator ima 4 kg, a na nivou se nalazi 18 registratora, ukupno opterećenje nivoa iznosi 72 kg. Ovo je ilustrativan primer, pa stvarnu težinu treba proveriti na dokumentaciji koju skladištite.
U proračun uključite:
Pojedinačni registrator nije veoma težak, ali veći broj punih registratora može napraviti značajno opterećenje. Dodatne informacije pronađite u vodiču o nosivosti regala i pravilnom opterećenju.
Registratore organizujte po jasnom sistemu koji svi zaposleni mogu dosledno da koriste. Najčešća podela je po godinama, sektorima, vrstama dokumentacije i kodovima lokacija.
Svaki regal, polje i nivo treba da imaju oznaku, a nazivi u evidenciji i na policama moraju biti isti. Dokument tako može brzo da se pronađe i vrati na odgovarajuće mesto.
Preporučena organizacija obuhvata:
Aktivnu arhivu postavite na lako dostupne nivoe. Pasivna arhiva može da se smesti na više ili udaljenije nivoe, uz obezbeđen pristup.
Otvorene police pogodne su za dokumentaciju kojoj se često pristupa, jer omogućavaju preglednost i brzo preuzimanje. Zatvoreni arhivski ormani imaju smisla kada treba smanjiti prašinu, vizuelno sakriti dokumentaciju ili ograničiti neposredan pristup.
Otvoreni sistemi se lakše proširuju i dobro koriste raspoloživ prostor. Zatvoreni ormani mogu biti praktičniji kada se dokumentacija nalazi u radnoj kancelariji, a ne u posebnoj arhivskoj prostoriji.
Zaštita podataka ne rešava se samo izborom police ili ormara. Potrebni su kontrola pristupa prostoriji, pravila korišćenja dokumentacije i provera važećih internih procedura i propisa.
Police za kancelarijski materijal potrebne su kada potrošni materijal više ne može pregledno da se čuva u radnim ormarima. Posebna zona olakšava kontrolu zaliha i sprečava mešanje materijala sa trajnom dokumentacijom.
Na ovim policama mogu da se čuvaju:
Teža pakovanja papira planirajte na nižim nivoima. Za modularno rešenje proverite metalnu policu za magacin i uporedite dimenzije i deklarisanu nosivost sa planiranim sadržajem.
Dokumentaciju i potrošni materijal treba rasporediti u različite zone ili na jasno odvojene nivoe. Tako se arhiva ne meša sa zalihama koje se svakodnevno uzimaju i dopunjavaju.
Aktivnu dokumentaciju držite bliže radnoj zoni, pasivnu arhivu dalje, a kancelarijski materijal organizujte prema učestalosti korišćenja. Kutije i jasne oznake dodatno olakšavaju kontrolu.
Vrsta sadržaja | Preporučena organizacija | Šta proveriti |
Registratori | Vertikalno, po godini ili sektoru | Visinu i dubinu nivoa |
Arhivske kutije | Jedan red po dubini | Dimenzije i nosivost |
Papir za štampanje | Niži nivoi | Težinu pakovanja |
Toneri i sitan materijal | Kutije ili odvojene zone | Oznake i preglednost |
Aktivna dokumentacija | Lako dostupni nivoi | Učestalost pristupa |
Pasivna arhiva | Viši ili udaljeniji nivoi | Bezbedan pristup |
Dokumentaciju treba odvojiti od poda, vlažnih zidova i mesta na kojima postoji rizik od curenja vode. Najniži nivo treba da bude podignut, a kutije ne treba ostavljati direktno na podu.
Zaštita dokumentacije obuhvata:
Posebno proveravajte cevi, prozore i spoljne zidove. Kondenzacija, deformisane kutije ili neprijatan miris mogu ukazivati na problem sa vlagom.
Potreba za ankerisanjem zavisi od visine, odnosa dimenzija, opterećenja, rasporeda sistema i uputstva proizvođača. Posebnu pažnju zahtevaju visoki i uski sistemi, završni redovi i prostori sa intenzivnim kretanjem ljudi.
Ne treba pretpostaviti da je polica stabilna samo zato što je popunjena. Opterećenje mora biti pravilno raspoređeno, a pričvršćivanje usklađeno sa konstrukcijom i vrstom podloge.
Kod posebnih bezbednosnih zahteva proverite dokumentaciju proizvođača, preporuke struke i važeće lokalne propise.
Prolazi treba da omoguće bezbedno kretanje, otvaranje i uzimanje kutija, korišćenje kolica i stabilno postavljanje stepenica. Potrebna širina zavisi od načina rada, broja korisnika, dimenzija opreme i rasporeda polica.
Evakuacioni pravci, vrata, instalacije i izlazi moraju ostati slobodni. Dokumentacija, prazne kutije i kancelarijski materijal ne treba da se odlažu u prolazima.
Pre konačnog rasporeda proverite interne bezbednosne procedure i važeće zahteve za konkretan objekat.
Zaposleni ne treba da se penju po policama niti da koriste stolice, kutije ili improvizovane oslonce. Za pristup višim nivoima koriste se stabilne stepenice ili odgovarajuća platforma.
Težu dokumentaciju postavite na niže nivoe, a lakše i ređe korišćene kutije na više. Oko pristupne opreme treba ostaviti dovoljno prostora za stabilno postavljanje bez blokiranja prolaza.
Standardne police dovoljne su kada se koriste jednake arhivske kutije i registratori, a prostor ima pravilne dimenzije. Rešenje po meri ima smisla kada standardni moduli ostavljaju mnogo neiskorišćenog prostora ili ne mogu bezbedno da se uklope.
Izrada po meri može biti opravdana kada:
Pre odluke uporedite dodatni kapacitet sa troškom prilagođavanja i mogućnošću kasnijeg proširenja sistema.
Najčešće greške su izbor previše dubokih polica, nedovoljna nosivost, slaganje dokumentacije u dva reda i preopterećenje gornjih nivoa. Problem predstavljaju i neobeležene lokacije, blokirani prolazi i kupovina bez plana rasta arhive.
Izbegavajte:
Za ponudu treba poslati dimenzije prostora, visinu prostorije, količinu i dimenzije sadržaja, očekivani rast i željeni način organizacije. Precizni podaci omogućavaju realniji predlog broja polja, nivoa i potrebne nosivosti.
Pošaljite:
Dodajte fotografije i jednostavnu skicu sa vratima, prozorima, stubovima i instalacijama.
Cena zavisi od dimenzija, broja nivoa, nosivosti, količine elemenata, završne obrade, transporta i montaže. Za preciznu ponudu potrebne su mere prostora, broj registratora i kutija i informacija o očekivanom rastu arhive.
Broj zavisi od korisne širine nivoa i širine jednog registratora. Izmerite unutrašnju širinu nivoa, podelite je širinom registratora i ostavite dovoljno prostora za lako vađenje.
Modularne police najčešće mogu da se prošire dodatnim poljima ili nivoima ako su elementi kompatibilni i postoji slobodan prostor. Pravac budućeg proširenja treba planirati pre prve montaže.
Metalne police praktične su za poslovne arhive jer nude podesive nivoe, deklarisanu nosivost i jednostavnije proširenje. Drvene police mogu odgovarati manjoj količini lagane dokumentacije, ali treba proveriti njihovu stabilnost i nosivost.
Da. Aktivna dokumentacija ostaje na lako dostupnim nivoima, dok se pasivna smešta na više ili udaljenije pozicije, čime se ubrzava svakodnevni rad i oslobađaju najpristupačnije zone.
Pošaljite dimenzije prostora, broj registratora i kutija, fotografije i očekivani rast arhive. DLT TOP može da pripremi predlog konfiguracije, isporuke i montaže putem stranice zatražite ponudu za police za arhivu.
